7 Gründe, warum Prozessarchitektur schief gehen
Das Bestreben, eine Prozesshierarchie für Ihr Unternehmen zu schaffen, ist ein lobenswertes Ziel. Es ist ein aufschlussreiches und lohnendes Geschäftsprojekt. Es ist ein erster Schritt, um zu beleuchten, wie Sie arbeiten, wo Verschwendung anfällt und wie Sie sich verbessern können. Aber der Trick besteht darin, einen richtig zu machen, und allzu oft kommen sie vom Kurs ab und landen in einem staubigen Grab.
Was ist nochmal eine Prozesshierarchie?
Eine Prozessarchitektur zeigt visuell alle laufenden Aufgaben in Ihrem Unternehmen. Stellen Sie sich einen als architektonischen Entwurf für ein Haus vor. Mit Ausnahme von Balken und Sparren zeigt eine Prozessarchitektur die Prozesse, die Ihr Geschäft aufrecht erhalten.
Sie können auch als Ergänzung zu Ihrem Organigramm gesehen werden. Das Organigramm zeigt, wie Abteilungen und Rollen miteinander verbunden sind, während die Prozesshierarchie zeigt, wie Aktivitäten zusammenhängen und wie sie die Ergebnisse liefern, die zum Erreichen der Ziele Ihres Unternehmens erforderlich sind:
Wie helfen sie?
Durch die Erfassung Ihrer Prozesse geben Sie Ihren Mitarbeitern eine gemeinsame Sprache und ein klares Verständnis ihrer Verantwortlichkeiten. Sie bilden die kleinen Dinge ab, wie beispielsweise, wie eine Rezeptionistin einen Anruf entgegennehmen sollte oder wie man eine Zahlungsverzugsanweisung sendet, auf die ganz großen und wichtigen Dinge wie die Einstellung eines neuen Abteilungsleiters. Sie ermöglichen es Ihnen auch, die Prozesse in Ihrem Unternehmen kontinuierlich zu messen und inkrementell zu verbessern, um Verschwendung zu reduzieren und die Effektivität zu erhöhen. Einen zu haben ist wirklich ein Kinderspiel.
Vermeiden Sie diese 7 Gründe, warum Prozesshierarchien schief gehen, und Sie sind auf dem besten Weg, eine brauchbare und relevante Prozesshierarchie zu erstellen.
1: Es geht nicht weiter
Wenn Ihre Prozesshierarchie nicht der erste Schritt auf einer längeren Reise ist, sondern der einzige Schritt, wird sie keinen Mehrwert schaffen oder auf dem neuesten Stand bleiben. Sie müssen im Kontext einer größeren Reise zu mehr Wissen und Verbesserung gesehen werden. Sie sind nicht nur ein hübsches Diagramm, das Sie an eine Wand hängen können, um es sich anzusehen, wenn Sie Wasser aus dem Trinkbrunnen holen.
2: Es ist ein zu hohes Niveau
Holen Sie die Geschäftsleitung in einen Raum, um Ihre Wertschöpfungskette und alle Ihre Prozesse von Anfang bis Ende abzubilden. Das ist ein Anfang. Aber es reicht nicht aus, zu sagen, dass Sie einen “Marketing- und Werbeprozess” haben, der dem Direktor der Marketingabteilung gehört. Sie müssen alle kritischen, horizontalen Prozesse und deren Eigentümer abbilden. Ohne dies ist die Prozesshierarchie zu vage und bietet nicht das Verständnis, das Sie suchen. Weitere Informationen finden Sie in unseren sieben Ideen zur Einbindung von Top-Managern in Qualitätsmanagementsysteme .
3: Es ist ein zu niedriges Niveau
Das nächste Problem ist das Gegenteil des vorherigen; Bei der Erstellung der Prozesshierarchie verliert man sich in den Details und verliert die für das Unternehmen kritischen Prozesse aus den Augen. Besonders wichtig ist es, sich zu Beginn des Aufbaus Ihrer Prozesshierarchie auf die Prozesse zu konzentrieren, die in direktem Zusammenhang mit der Wertschöpfung für Ihr Unternehmen stehen und ihm helfen, seinen Kernzweck zu erreichen.
4: Es ist ein Berater erstellt
Wir sind uns bewusst, dass die Erstellung einer Prozesshierarchie ein großes Unterfangen ist und dass es sich natürlich anfühlt, einen spezialisierten Berater bezahlen zu wollen, der dies für Sie erledigt. Aber allzu oft, wenn Unternehmen dies tun, erstellt der Berater, der mit dem Unternehmen nicht vertraut ist, die Prozesshierarchie nach seinem eigenen Bild und verwendet eher deren Sprache als die Unternehmen. Dies führt dazu, dass die Mitarbeiter Schwierigkeiten haben, sich mit der Prozesshierarchie zu verbinden.
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5: Verwendung von Schimpfwörtern
Wir reden hier nicht davon, Ihre Kollegen mit Schimpfwörtern anzuschreien. Aber das hilft definitiv nicht! Wir sprechen davon, wenn die für die Prozesse gewählten Namen für die Mitarbeiter in Bezug auf ihre tägliche Arbeit schwer zu identifizieren sind. Die Bezeichnungen für die Prozesse sollten die tägliche Arbeit, wie sie von den Mitarbeitern verstanden wird, genau widerspiegeln. Weitere Informationen zur Benennung von Prozessen finden Sie weiter unten.
Tipps für Ihre Namenskonvention
Wir empfehlen imperative Begriffe, vermeiden Sie Teamnamen und seien Sie so präzise wie möglich. In Zukunft sollten Prozessnamen und -ausgaben zentral verwaltet werden, um Duplikate zu vermeiden und die Konsistenz zu wahren.
6: Es ist schwer zugänglich
Es ist ein kurzes und brutales Leben für jede Prozesshierarchie, die in einem Raum bleibt. Oder wenn es an einem Arbeitsplatz von einer oder zwei Personen gesteuert wird. Damit sie im Unternehmen eine Bedeutung haben, müssen sie irgendwann mit ihnen geteilt und gemeinsam bearbeitet werden. Dadurch wird sichergestellt, dass der Inhalt der Prozesshierarchie die Realität widerspiegelt und nicht nur die Konzepte einer kleinen Gruppe.
7: Das Projekt wird nicht gut gemanagt
Ein Unternehmen, das wir kannten, entließ den Projektmanager, der für den Aufbau der Prozesshierarchie des Unternehmens verantwortlich war. Dann gingen sie hin und setzten stattdessen einen Studenten damit betrauen. Wir werden nicht mehr sagen, als dass das Ergebnis nicht ideal war. Wählen Sie eine Person mit einem breiten Verständnis des Unternehmens, die genauso gut mit der Geschäftsleitung und den Mitarbeitern in der Produktion sprechen kann.
Kreuzen Sie nicht nur das Kästchen an
Schaffen Sie eine sinnvolle Prozesshierarchie, die die Realität widerspiegelt. Dies bindet die Mitarbeiter ein und wirft ein Licht darauf, wie Sie Geschäfte machen, ist eine lohnende Geschäftspraxis. Letztendlich kann es Ihr Endergebnis und Ihr Kundenerlebnis verbessern. Aber es erfordert Aufrichtigkeit und Hingabe. Es gibt keine Abkürzungen. Wenn Sie das Kästchen ankreuzen, indem Sie den Weg des geringsten Widerstands wählen, erhalten Sie nicht die gewünschten Ergebnisse. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserem Leitfaden zum Erstellen einer Geschäftsprozesshierarchie.
Was kommt als nächstes?
Wenn Ihre Prozesshierarchie vorhanden ist, sollten Sie mit der Prozesszuordnung beginnen. Schauen Sie sich dazu unseren einfachen Leitfaden zur Prozessabbildung an.
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Fragen und Antworten
Es gibt ein paar effiziente Strategien, die Unternehmen dabei helfen können, häufige Fallstricke in Prozesshierarchien zu vermeiden. Erstens ist die Straffung der Kommunikation eine solche Strategie. Indem Sie sicherstellen, dass Informationen effektiv durch alle Hierarchieebenen fließen, können Missverständnisse vermieden werden. Eine weitere wichtige Strategie ist die Schulung der Mitarbeiter, damit jeder seine Aufgaben und Verantwortlichkeiten genau kennt. Darüber hinaus könnten Unternehmen auch von der Einführung flexiblerer Strukturen profitieren, die eine leichtere Anpassung an Veränderungen zur Erfüllung betrieblicher Anforderungen ermöglichen. Eine regelmäßige Überarbeitung und Aktualisierung der Prozesse könnte auch das reibungslose Funktionieren der Hierarchie erleichtern.
Nehmen wir ein Softwareentwicklungsunternehmen als Beispiel. Ohne eine klar definierte Prozesshierarchie können die Rollen der Mitarbeiter verwirrend werden und zu einem Mangel an Verantwortlichkeit führen. Wenn zum Beispiel das Qualitätssicherungsteam nicht weiß, wann es das Produkt überprüfen soll, oder wenn die Entwickler nicht wissen, an wen sie sich wenden sollen, kann dies zu Verzögerungen, schlechter Softwarequalität und unzufriedenen Kunden führen. Diese Probleme könnten einen Dominoeffekt auslösen, der zu einem allgemeinen Rückgang der Geschäftsleistung führt und möglicherweise den Ruf des Unternehmens auf dem Markt schädigt.
Große Unternehmen und Sektoren mit mehrstufigen Strukturen wie Fertigung, Gesundheitswesen und Technologie sind anfälliger für Probleme mit Prozesshierarchien. Das liegt an den komplexen Abläufen, die klare Rollendefinitionen und rationalisierte Entscheidungsprozesse erfordern, um Qualität und Effizienz zu gewährleisten.
